재직증명서, 회사가 안 해준다고 하면 어떻게 하나요 (양식 + 바로 만들기)

은행에서 대출 상담을 받는데 재직증명서를 요구합니다. 회사에 요청했더니 담당자가 이렇게 말합니다.

“그건 저희가 안 해드리는데요.”

혹은 반대 상황일 수도 있습니다. 직원이 재직증명서를 달라고 하는데, 인사 담당인 내가 어디까지 적어야 하는지 모르겠는 거죠. 주민등록번호를 다 적어야 하나, 연봉도 넣어야 하나 싶고요.

이 글에서는 재직증명서에 들어가는 항목과, 회사가 발급을 거부할 수 있는지를 법 조항 기준으로 정리해보겠습니다.

회사는 재직증명서를 꼭 발급해줘야 하나요

결론부터 말씀드리면 대부분의 경우 발급 의무가 있습니다.

근로기준법 제39조는 이렇게 정하고 있습니다. 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다고요.

여기서 눈여겨볼 단어가 둘입니다. “퇴직한 후라도”와 “즉시”입니다. 퇴사자도 청구할 수 있고, 시간을 끌면 안 된다는 뜻이죠.

다만 조건이 있습니다

시행령 제19조가 범위를 정해두었습니다.

30일 미만 근무했거나 퇴직 후 3년이 지났다면, 회사가 거부해도 법 위반은 아닙니다. 물론 그런 경우에도 회사가 자율적으로 발급해주는 건 문제없습니다.

재직 중인 직원도 청구할 수 있습니다. 조문이 “퇴직한 후라도”라고 되어 있어서 퇴사자만 해당된다고 오해하기 쉬운데, 30일 이상 근무한 재직자가 요구하면 발급해야 합니다.

거부하면 어떻게 되나요

발급 의무를 위반하면 500만원 이하의 과태료 대상입니다.

받는 쪽이라면 회사와 얼굴 붉히기 전에 “근로기준법 제39조에 따라 요청드립니다” 한 줄을 메일에 넣어보세요. 대부분은 몰라서 거절하는 것이고, 이 문장 하나로 해결되는 경우가 많습니다. 그래도 안 되면 고용노동부에 진정을 넣으실 수 있습니다.

발급하는 쪽이 더 조심해야 할 것

인사 담당자라면 같은 조 제2항을 꼭 보셔야 합니다.

즉 요구하지 않은 정보를 적으면 안 됩니다. 실무에서 자주 놓치는 부분입니다.

특히 마지막이 중요합니다. 은행이나 관공서가 주민등록번호 전체를 요구하는 경우도 있지만 그렇지 않은 곳이 훨씬 많습니다. 제출처에 먼저 확인하고, 필요 없으면 뒷자리를 가리는 게 안전합니다. 900101-1****** 이런 식으로요.

재직증명서에 들어가는 항목

법으로 정해진 서식은 없습니다. 다만 실무에서 통용되는 항목은 정해져 있습니다.

재직증명서 · 경력증명서 · 재직확인서

셋이 헷갈리는데 이렇게 나뉩니다.

퇴사한 회사에 요청하는 건 보통 경력증명서입니다. 다만 법적으로는 둘 다 제39조의 “사용증명서”에 해당해서 발급 의무가 같습니다.

자주 하는 실수 네 가지

1. 재직기간을 발급일 기준으로 적는다

재직 중이라면 종료일 자리에 “현재”라고 적습니다. 발급일을 종료일로 적으면 퇴사한 것처럼 읽힙니다.

2. 퇴사자인데 문구를 안 바꾼다

“위와 같이 재직하고 있음을 증명합니다”는 재직자용입니다. 퇴사자라면 “재직하였음을”으로 바꿔야 합니다. 사소해 보이지만 제출처에서 지적받습니다.

3. 직인이 없다

법으로 정해진 건 아니지만 은행과 관공서는 대부분 직인을 요구합니다. 스캔한 직인 이미지를 넣어두면 매번 도장을 찾지 않아도 됩니다.

4. 용도를 안 적는다

용도를 적어두면 제출처에서 되묻지 않습니다. “은행 제출용”, “비자 신청용”처럼 구체적으로 적으세요.

양식은 어디서 받나요

• 정부24 — 공무원과 교원의 재직증명은 여기서 발급됩니다. 일반 기업 직원은 해당하지 않습니다
• 예스폼, 비즈폼 — 종류가 많지만 회원가입이 필요하고 일부는 유료입니다
• 블로그 배포 양식 — 한글(HWP)이나 워드 파일이 많습니다

일반 기업이라면 결국 회사가 직접 만들어야 합니다. 그런데 매번 워드 파일을 찾아서 이름만 바꿔 넣는 작업이 은근히 번거롭습니다. 표가 밀리거나, 지난번 직원 이름이 남아 있거나 하는 사고도 납니다.

웹에서 바로 만드는 방법

그래서 입력만 하면 바로 나오도록 만들어 두었습니다. → 재직증명서 만들기

몇 가지를 신경 써서 넣었습니다.

• 주민등록번호 뒷자리를 자동으로 가립니다. 체크 한 번으로 켜고 끌 수 있습니다
• 퇴사자면 문구가 자동으로 바뀝니다. 재직 종료일을 넣으면 “재직하였음을 증명합니다”로 바뀝니다
• 직인 이미지를 올리면 문서에 자동으로 찍힙니다
• 회사 정보를 한 번 넣으면 거래명세서, 견적서에도 그대로 쓰입니다

인사 데이터가 서버로 가지 않습니다

재직증명서에는 주민등록번호가 들어갑니다. 개인정보 중에서도 가장 민감한 항목이죠. 이 도구는 전부 브라우저 안에서만 처리합니다. 입력한 내용이 서버로 전송되지 않으니 회사 네트워크에서도 부담 없이 쓰실 수 있습니다.

여러 명을 한 번에 발급해야 할 때

연말이나 이직 시즌에는 요청이 몰립니다. 엑셀에 명단을 정리해서 올리시면 사람 수만큼 한 번에 만들어집니다.

성명    주민등록번호      주소                 소속        직위  재직시작일
홍길동  900101-1234567  서울특별시 종로구...  경영지원팀  대리  2021-03-02
김영희  880512-2345678  경기도 성남시...      영업1팀     과장  2019-07-01

도구 안에 샘플 엑셀 내려받기 버튼이 있으니 형식은 그걸 그대로 쓰시면 됩니다. 마스킹은 명단 전체에 한 번에 적용됩니다.

자주 묻는 것

Q. 퇴사한 회사에 요청해도 되나요?
됩니다. 30일 이상 근무했고 퇴직 후 3년이 지나지 않았다면 회사에 발급 의무가 있습니다.

Q. 회사가 연락이 안 되면요?
폐업했다면 국민연금 가입증명서나 건강보험 자격득실확인서로 대체할 수 있는 경우가 많습니다. 제출처에 먼저 물어보세요.

Q. 영문 재직증명서도 필요한데요?
비자나 해외 제출용이라면 영문이 필요합니다. 회사에서 별도로 작성해야 하고, 제출처에 따라 공증을 요구하기도 합니다.

Q. 주민등록번호를 꼭 넣어야 하나요?
제출처가 요구하지 않으면 넣지 않아도 됩니다. 생년월일만으로 충분한 경우가 많습니다.

정리

• 30일 이상 근무했고 퇴직 후 3년 이내라면 회사에 발급 의무가 있습니다 (근로기준법 제39조)
• 발급하는 쪽은 요구하지 않은 정보를 적으면 안 됩니다 (같은 조 제2항)
• 주민등록번호는 뒷자리를 가리는 것이 기본입니다
• 퇴사자는 “재직하였음을”로 문구를 바꿔야 합니다

재직증명서가 필요하시면 여기서 바로 만들어보세요. 회원가입 없이 쓰실 수 있고, 거래명세서와 견적서도 같은 곳에서 만듭니다.