견적서 양식, 유효기간 안 적으면 두 달 뒤에 전화 옵니다

견적서를 보내고 한참 지난 뒤에 이런 연락을 받아보신 적 있으실 거예요.

“두 달 전에 주신 견적, 그 금액으로 진행할게요.”

그 사이 원자재 값은 올랐고 환율도 달라졌습니다. 그런데 우리가 보낸 종이에는 언제까지 유효한지가 적혀 있지 않습니다. 이제 와서 못 한다고 하면 신뢰가 깨지고, 그대로 하자니 손해가 납니다.

견적서는 얼핏 보면 거래명세서와 비슷하게 생겼지만 성격이 전혀 다릅니다. 이 글에서는 견적서에 꼭 들어가야 할 항목과, 가장 많이 비워두는 칸 하나에 대해 정리해보겠습니다.

견적서 · 제안서 · 거래명세서, 뭐가 다른가요

셋 다 거래 과정에서 오가는 문서지만 쓰이는 시점이 다릅니다.

순서로 보면 제안서 → 견적서 → 발주 → 납품·거래명세서 → 세금계산서 흐름입니다. 견적서는 이 중에서 금액이 처음으로 확정되는 자리라, 여기서 애매하게 적으면 뒤가 전부 꼬입니다.

거래명세서 쪽이 궁금하시면 거래명세서 양식과 작성법에 정리해두었습니다.

견적서에 꼭 들어가야 하는 항목

법으로 정해진 서식은 없습니다. 다만 아래 항목이 빠지면 상대가 검토를 못 하거나, 나중에 말이 달라집니다.

유효기간, 이 칸을 비우면 생기는 일

금액과 품목은 비워둘 수가 없습니다. 비어 있으면 문서로 보이지 않으니까요. 그런데 유효기간은 비어 있어도 문서가 어색해지지 않습니다. 그래서 많이들 그냥 넘어갑니다.

안 적게 되는 이유도 있습니다. 기간을 적으면 상대를 재촉하는 것처럼 보일까 걱정되고, 오래된 거래처면 굳이 못을 박을 일인가 싶기도 하죠. 무엇보다 며칠로 정하는 게 맞는지 스스로도 확신이 안 섭니다.

그 확신이 안 서는 건 자연스럽습니다. 견적서 유효기간을 며칠로 하라고 정한 법 조문은 없고, 실무 자료를 봐도 열흘 남짓이라는 설명과 한 달 정도라는 설명이 함께 나옵니다.

다만 정답이 없다는 것과 안 적어도 된다는 것은 다른 이야기입니다.

안 적으면 그 견적은 영원히 살아 있나요

그렇지는 않습니다. 우리 민법에는 승낙기간을 정하지 않은 계약의 청약은 상당한 기간 안에 승낙 통지를 받지 못하면 효력을 잃는다는 원칙이 있습니다. 문제는 그 “상당한 기간”이 언제까지인지 정해져 있지 않다는 점입니다. 바로 여기가 다툼이 생기는 자리입니다.

실무에서는 유효기간이 없으면 발행일 기준 한 달 정도로 보는 설명이 많지만, 이건 관행일 뿐 보장은 아닙니다.

그럼 며칠로 적을까요

정답은 없지만 이렇게 기준을 잡으시면 고민이 줄어듭니다.

부담스러우시면 이 한 줄만 넣으셔도 충분합니다. “본 견적의 유효기간은 견적일로부터 30일입니다.” 재촉하는 말이 아니라 서로를 보호하는 문장입니다.

견적서에서 자주 하는 실수 다섯 가지

1. 부가세 표기를 안 했다

견적서에서 가장 흔한 분쟁입니다. 상대는 부가세 포함으로 읽고 우리는 별도로 냈다면 10%가 통째로 사라집니다. 금액 옆에 “부가세 별도” 한 줄이면 끝나는 일입니다.

2. 견적번호가 없다

나중에 “그때 그 견적”을 찾을 방법이 없습니다. 상대 구매팀도 발주서에 견적번호를 적어야 하는 경우가 많습니다.

3. 품목이 뭉뚱그려져 있다

“시스템 구축 일식 500만원” 같은 견적은 십중팔구 깎입니다. 상대가 이해를 못 하면 일단 깎고 보거든요. 항목을 나누고 소계를 보여주면 오히려 방어가 됩니다.

4. 추가 작업 기준이 없다

용역이나 공사라면 “요청 범위를 벗어나는 작업은 별도 견적” 한 줄이 나중에 큰 차이를 만듭니다.

5. 도장이 없다

법으로 정해진 건 아니지만, 상대 회사가 품의를 올릴 때 직인이 없으면 되돌아오는 경우가 있습니다.

견적서 양식은 어디서 받나요

무료로 받을 수 있는 곳이 여럿 있습니다.

• 예스폼, 비즈폼 — 업종별로 종류가 가장 많습니다. 회원가입이 필요하고 일부는 유료입니다
• 엑셀 블로그 배포 양식 — 자동 계산 수식이 잘 짜여 있는 편입니다
• 한글(HWP) 양식 — 관공서 제출용이라면 한글 쪽이 편할 때가 있습니다

엑셀 양식이 익숙하긴 하죠. 다만 매번 회사 정보를 다시 확인하고, 파일을 찾고, PDF로 바꿔서 메일에 첨부하는 과정이 반복됩니다. 견적을 자주 내는 곳이라면 이 과정만으로 하루가 갑니다.

엑셀 없이 바로 만드는 방법

그래서 웹에서 바로 만들 수 있게 해두었습니다. → 견적서 만들기

상단에서 견적서를 고르고 거래처와 품목을 넣으면, 오른쪽에 완성된 문서가 바로 나타납니다. 인쇄 버튼을 누르면 PDF로 저장됩니다.

견적서에 맞게 몇 가지를 따로 넣었습니다.

• 유효기간·납품기일·결제조건·담당자 칸이 따로 있습니다. 그냥 지나치지 않도록 눈에 보이는 자리에 두었습니다
• 합계금액을 품목 표 위에 크게 배치했습니다. 견적서를 받는 사람은 총액부터 보거든요
• 합계금액 한글 표기와 숫자를 함께 넣어 자릿수 오해를 막습니다
• 부가세 별도 / 포함 / 면세를 골라서 계산합니다
• 견적번호는 Q-2026-0001처럼 자유롭게 정하시면 됩니다

입력한 내용이 서버로 가지 않습니다

견적서에는 단가가 들어갑니다. 우리 마진이 그대로 드러나는 숫자죠. 그래서 이 도구는 전부 브라우저 안에서만 처리합니다. 입력한 내용이 밖으로 전송되지 않으니 회사에서도 부담 없이 쓰실 수 있습니다.

여러 곳에 견적을 낼 때

입찰이나 정기 견적처럼 여러 곳에 한꺼번에 보내야 할 때가 있습니다. 엑셀에 거래처와 품목을 정리해서 올리시면 거래처별로 한 장씩 자동으로 만들어집니다. 거래처명이 같은 행은 한 장으로 묶이고, 견적번호 열을 넣으면 각각 다른 번호가 들어갑니다.

도구 안에 샘플 엑셀 내려받기 버튼이 있으니 형식은 그걸 그대로 쓰시면 됩니다.

자주 묻는 것

Q. 견적서에 도장을 꼭 찍어야 하나요?
법으로 정해진 건 아닙니다. 다만 상대가 사내 결재를 올릴 때 직인 없는 문서를 되돌려보내는 경우가 있어서, 찍어두시는 편이 안전합니다.

Q. 견적서를 보내면 계약이 성립되나요?
견적서만으로 계약이 되지는 않습니다. 상대가 발주를 하고 우리가 수락해야 거래가 시작됩니다. 다만 견적서에 적힌 조건이 나중에 근거가 되니 신중하게 적으셔야 합니다.

Q. 부가세는 포함해서 적나요, 빼고 적나요?
둘 다 가능합니다. 중요한 건 어느 쪽인지 문서에 적는 것입니다. 한 장 안에서 섞이지만 않으면 됩니다.

Q. 견적서와 거래명세서를 같은 양식으로 써도 되나요?
권하지 않습니다. 견적서는 “앞으로 이렇게 하겠다”, 거래명세서는 “이미 이렇게 했다”입니다. 받는 쪽에서 헷갈립니다.

정리

• 견적서는 금액이 처음 확정되는 문서입니다. 여기서 애매하면 뒤가 전부 꼬입니다
• 유효기간과 부가세 표기, 이 두 칸이 분쟁의 대부분입니다
• 유효기간은 법으로 정해진 값이 없습니다. 그래서 우리가 직접 정해서 적어야 합니다
• 품목은 나눠서 적으세요. 뭉뚱그리면 깎입니다

견적서가 필요하시면 여기서 바로 만들어보세요. 회원가입 없이 쓰실 수 있고, 거래명세서와 재직증명서도 같은 곳에서 만듭니다.